Le portail Sherpa

YES a mis au point, en collaboration avec ses clients, le modèle de portail collaboratif générique Sherpa pour SharePoint.

Le portail Sherpa est décliné en plusieurs versions spécifiquement adaptées :

• Sherpa-EDS - pour les établissements de santé,
• Sherpa-COL - pour les collectivités locales,
• Sherpa-CCI - pour les Chambres de Commerce et d'Industrie

Le portail Sherpa incorpore les fonctionnalités suivantes :

• Organisation de la page d'accueil et navigation.
• Gestion de la documentation générale.
• Gestion de la communication (actualités et alertes),
• Lancement des applications (approche du bureau virtuel).

Chaque équipe dispose d'un espace collaboratif qui regroupe ses bibliothèques, ses projets, son agenda.
La transversalité est assurée par :

• Le moteur de recherche Search (présent dans Windows et Bing)
• Les métadonnées partagées (processus)

L'Organiseur

L'Organiseur est un progiciel qui facilite la circulation et le traitement des dossiers administratifs.

L'Organiseur a été construit sur la plate-forme SharePoint de Microsoft (toutes versions, y compris la version libre SharePoint Fondation).

Il bénéficie ainsi des très puissantes fonctionnalités de SharePoint en matière de gestion documentaire : le moteur de recherche Search, la gestion des versions successives, la sécurité des documents, …

Il s’applique à tout processus documentaire linéaire. Les acteurs du workflow de traitement des dossiers bénéficient d’une interface unique, quel que soit le processus.

Sherpa-GCO - gestion du courrier

Le courrier entrant est dématérialisé, traité par l'OCR, et inséré dans un dossier de l'Organiseur.

Le workflow de traitement du courrier peut être plus ou moins complexe en fonction du processus sélectionné.

Chaque Direction dispose de ses propres processus de traitement, paramétrables en fonction du type de courrier.

En sortie de traitement, on obtient un dossier « Organiseur » enrichi de deux documents : l'accusé de réception et la réponse.
La rédaction de la réponse est facilitée par la présence de modèles de rédaction adaptés au type de courrier.

Sherpa-OCR - numérisation et indexation

Parfaitement intégré à SharePoint, Sherpa-OCR propose toutes les fonctionnalités attendues en matière de numérisation et d'indexation :

• Connexion à tous types de scanners,
• Récupération des numérisations offline,
• Traitement des images pour transformer les scans de basse qualité (faible luminosité, bruit,…) en images nettes et lisibles,
• Les métadonnées associées à un document sont mises à jour d'un simple clic.

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Sherpa-TDI - demandes et documents internes

Les demandes internes sont formalisées par des formulaires qui sont remplis en ligne par le demandeur, et qui parcourent ensuite des circuits de validation.

Sherpa-TDI respecte les formulaires qui sont en place et les aménage au prix d’un paramétrage très modeste, ce qui facilite grandement l'appropriation et la conduite du changement.

Les circuits sont modélisés au moyen d'une ergonomie très simple.
Le confort de travail du gestionnaire est au centre des fonctionnalités : VGV (Validation à Grande Vitesse), délégation ponctuelle ou étendue, gestion des notifications, …